APSI C: Studi Kasus Sistem Informasi Toko Buku Gramedia

Dwiyan Satria Utama | 5114100045

Ahmad Bilal | 5114100121

Ilham Aulia Majid | 5114100144

https://pbs.twimg.com/media/CEtdkknVAAAyd1L.png:large

Gramedia Asri Media adalah anak perusahaan Kompas Gramedia yang menyediakan jaringan toko buku dengan nama Toko Buku Gramedia di beberapa kota di Indonesia dan Malaysia. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 2 Februari 1970 dengan diawali dari satu toko buku kecil berukuran 25m² di daerah Jakarta Barat dan sampai tahun 2002 telah berkembang menjadi lebih dari 50 toko yang tersebar di seluruh Indonesia. Selain menyediakan buku, Toko Buku Gramedia juga menyediakan berbagai produk lain seperti alat tulis, perlengkapan kantor, alat olahraga, dll.

Perusahaan ini bekerja sama dengan penerbit-penerbit buku baik dalam maupun luar negeri. Dari kelompok usahanya sendiri, pemasok ke Toko Buku Gramedia antara lain adalah Gramedia Pustaka Utama, Elex Media Komputindo, Gramedia Widya Sarana, Bhuana Ilmu Populer, dan Gramedia Majalah, sementara dari luar negeri misalnya Prentice Hall, McGraw Hill, Addison Wesley, dll.

Pada 9 Mei 2015 Gramedia meluncurkan konsep dan logo baru, konsep baru ini mengusung New Experience, yaitu konsep toko buku Gramedia yang dibagi dalam ruang atau chamber berdasarkan tema yang beragam. Konsep ini diterapkan pertama kali di Toko Buku Gramedia Central Park. Sedangkan untuk logo barunya, merupakan logotype dengan huruf "G" dan tulisan GRAMEDIA yang memiliki makna kreativitas, fleskibilitas, kemajuan, perubahan, dan kekuatan untuk memberikan ide dan insipirasi dalam mencerdaskan kehidupan bangsa Indonesia

Visi dan Misi:

"Menjadi Perusahaan yang terbesar, terbaik, terpadu dan tersebar di Asia Tenggara melalui usaha berbasis pengetahuan yang menciptakan masyarakat terdidik, tercerahkan, menghargai kebhinekaan dan adil sejahtera."

Struktur Organisasi

A. Operating Support System

Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan. Operating system yang digunakan oleh toko buku Gramedia dibagi kembali menjadi beberapa macam yaitu:

A.1. Transaction Processing System (TPS)

Pembelian secara offline dapat dilakukan dengan mendatangi toko buku Gramedia yang sudah tersebar di berbagai kota di Indonesia. Selain itu pada aplikasi web dan mobile Gramedia, pembeli dapat melakukan pembelian secara online. Sebelum melakukan pembelian, pembeli juga dapat melihat informasi terkait buku yang akan dibeli. Terdapat judul, sampul buku, pengarang, penerbit, harga, ISBN, deskripsi, dan informasi lainnya yang dapat dilihat langsung pada halaman web dari setiap buku. Dengan ini diharapkan pembeli dapat memilih-milih buku sebelum melakukan pembelian. Selain itu terdapat fitur-fitur lain seperti pencarian buku, kategori, daftar buku best seller, dan fitur-fitur lainnya.

A.2. Enterprise Collaboration System (ECS)

Toko Buku Gramedia bekerjasama dengan berbagai pihak, salah satunya adalah penerbit. Penerbit itu sendiri berasal dari kelompok perusahaan Gramedia maupun dari luar, bahkan terdapat juga penerbit yang berasal dari luar negeri luar negeri. Dengan kerjasama tersebut toko buku Gramedia mendapatkan stok buku yang dapat dijual. Sedangkan pihak penerbit dapat menjual buku-buku terbitan mereka. Sehingga menghasilkan hubungan yang saling menguntungkan antara pihak Gramedia dengan pihak penerbit.

A.3. Process Control System (PCS)

Toko Buku Gramedia memiliki beberapa sistem yang ter-otomasi. Hal ini diperlukan agar proses yang ada menjadi lebih mudah. Contoh dari sistem itu adalah sistem pembayaran. Pada toko offline terdapat mesin EDC, jadi pembeli dapat menggunakan kartu kredit / debit untuk melakukan pembayaran. Sedangkan pada pembelian online, pembeli melakukan pembayaran melalui transfer uang sejumlah harga dari buku yang dibeli beserta ongkos kirimnya kepada rekening Gramedia. Dengan begitu transaksi menjadi lebih mudah dan dapat menghemat waktu daripada menggunakan sistem yang konvensional.

B. Management Support System

Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen.

B.1. Management Information System (MIS)

Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis pihak Gramedia. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan. Dengan adanya sistem informasi ini informasi-informasi tersebut menjadi lebih mudah dikelola.

B.2. Decision Support System (DSS)

DSS Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. DSS menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi manager end-user secara interaktif dengan menggunakan berbagai model analisis, simulasi dan lain sebagainya. Sistem inilah yang mengatur apakah buku tersebut bisa dijual di Gramedia atau tidak, berapa stok penjualan buku tersebut, dan sebagainya.

B.3. Information Reporting System

Information Reporting System (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial dan end users. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberikan gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi berdasarkan permintaan, periode maupun ketika terjadi situasi tidak terduga. Contohnya adalah laporan dari transaksi penjualan buku di Gramedia. Setiap transaksi akan terekam dan menghasilkan laporan transaksi, sehingga pihak Gramedia bisa menggali informasi dari setiap transaksi yang telah dilakukan.

B.4. Executive Information System

Sistem Informasi eksekutif dirancang untuk menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi informasi selektif tentang faktor-faktor eksklusif dalam menjalankan tujuan strategis bagi manajemen. Sistem informasi ini juga menghubungkan antara pihak Toko Buku Gramedia dengan perusahaan induknya, Kompas Gramedia Group.

C. Teknologi yang Digunakan

C.1. Hardware

C.1.1. Barcode Scanner dan Komputer

Sumber

Ketika konsumen datang ke toko buku Gramedia dan sudah mendapatkan buku yang diinginkan, maka konsumen akan langsung menuju kasir untuk membayar. Kasir akan memindai (scan) barcode setiap buku yang dibeli konsumen dan komputer akan menghitung total harga yang harus dibayar.

C.1.2. Mesin EDC

Untuk lebih memudahkan konsumen dalam pembayaran, Gramedia menyediakan pilihan untuk membayar menggunakan kartu kredit / debit.

C.1.3. Printer

Setelah semua produk yang konsumen beli dibayar, maka kasir akan mencetak struk pembelian menggunakan printer.

C.1.4. Komputer (untuk mencari buku tertentu)

Sumber

Ketika bingung apakah suatu buku tersedia apa tidak pada toko buku Gramedia, konsumen bisa menggunakan komputer khusus yang tersedia. Konsumen dapat mencari buku tertentu dengan cara memasukkan judul buku yang diinginkan. Lalu, computer akan menampilkan informasi detail tentang buku tersebut.

C.2. Software

C.2.1. Aplikasi Android

Untuk lebih memudahkan konsumen, Gramedia menyediakan aplikasi Android yang bisa diunduh secara gratis. Berikut adalah beberapa fitur dari aplikasi tersebut :

Pengecekan dan penukaran poin secara langsung khusus member
Perbaharui data pribadi secara langsung khusus member
Update promo spesial dari Gramedia
Mendapatkan informasi buku/produk baru, populer, beserta rekomendasi dengan fitur Top Product
Mencari produk lewat fitur pencarian
Identifikasi lokasi Gramedia di seluruh Indonesia dengan fitur Store Location
Menemukan artikel inspirasi dan kabar terkini tentang kegiatan yang diselenggarakan Gramedia